课前准备


你是否每天疲于奔命,但却成效甚微?是否感觉每天都在为别人打工?是不是感觉身不由己,无法控制自己的工作和生活?如果你遇到这些问题,那么你需要学习一下如何管理你的时间。

判断题
下列这些关于时间的说法,分别是正确还是错误?
正确
错误
尽管人有“生物钟”,但是心理学的实验表明,人对时间的感觉是最不可靠的。比如,看一个很好看的电影的时候,你会觉得时间过得很快。而等待诊断结果的时候,你会觉得时间过得很慢。
因为有“生物钟”的存在,人对时间的感觉不受外界影响
  • 工作计划往往只是纸上谈兵,真正有效的管理者,总是会从时间安排上着手。他们并不以计划为起点,而是首先清楚地认识自己的时间都用在什么地方。
    有效的管理者总是先对工作任务进行计划
  • 时间是最为特殊的资源,他的供给完全不会增加,而且也完全没有替代品。
    时间是一项稀缺资源
  • 人往往最不擅长管理自己的时间。一些自认为记忆力很强的人,实际上根本就记不住自己的时间是怎么过的。因此,要真正地了解自己的时间到底是怎么使用的,只能随时记录。
    通过回忆一天的工作,就可以知道自己的时间是怎么打发的
  • 对。
    有效的管理者与其他人的最大区别,就是非常珍惜自己的时间
  • 时间的压力
    作为一个管理者,往往会会花费大量的时间在非生产性和浪费时间的事务上。而且职位越高,浪费现象越严重。时间的压力体现在以下几个方面:
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    • 应酬和会议
      • 有很多应酬对公司的业务发展并没有好处,也并不有助于自身的职业发展。而即使是非经理人员也会经常受到各种占用时间的要求的轰炸,比如没有必要的会议。表面上看来,这些事情似乎都非做不可,但是实际上,很多事情根本就没有必要。
    • 整块时间
      • 对于知识工作者来说,写个报告,做个创意,或者做个实验,都需要整块的,不受人打扰的时间。比如,一个程序员写一段程序,可能需要4个小时,如果分成8天来干,每天写半个小时,最后写出来的很可能只是一堆乱码。如果能专心致志地连续工作,一个上午就可以完成非常漂亮的程序了。
    • 与人沟通
      • 人际关系和工作关系的协调,应该占用更多的时间。如果一位经理人认为与下属探讨工作、项目只需要15分钟时间,那他一定是自欺欺人。要想影响别人,至少要花1个小时。在很多公司中,即使在同一个办公室的人也完全依赖使用电子邮件和MSN来沟通,以为避免了面对面的冲突,实际上不但浪费时间,而且影响沟通的有效性,造成很多误会和矛盾。
    • 人事问题
      • 人事问题往往应该是最慢做出决定的。比如GE公司在选拔CEO的继任人选时,通常会用到5-10年以上的时间。即使是雇佣一个实习生这样的小事情,也至少需要花费两周的时间去沉淀和权衡。匆忙做出的人事决定,往往是错误的。以善用用人著称的通用汽车前CEO斯隆就曾说过,“我第一念就想到的人选,往往不是最合适的。”
    记录时间
    要想提高自己的效率,首先必须非常准确地了解自己的时间都用在了什么地方。很多有效率的管理者,都保留一份小本子,随时记录自己的时间消耗情况,然后定期检讨。有效的管理者往往连续三四个星期对自己的工作进行实时的记录,一年进行三到四次。有了这些记录,就可以发现哪些事情是浪费时间的。

    非常重要的一点,就是对时间的记录一定要当时做,才能保证客观准确,而不能靠记忆。
    诊断时间
    在有了准确的时间记录,之后,我们可以通过问自己以下几个问题,来找出浪费时间的因素:
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    • 哪些事情根本不必做?
      • 你可以就每项事情思考:“这件事情不做,会有什么后果?”如果不会有任何影响,则这件事情应该立刻取消。许多大忙人,天天去“跑会”、“赶场”、“应酬”,不知道耗费了多少时间。对这类事情,只要看看对于自己、组织和对方有没有益处,如果没有益处,就干脆谢绝吧。
    • 哪些活动可以由别人代为参加而不影响效果?
      • 比如有些活动,邀请的单位只是需要你们单位来一个人就行了。这种情况下,就完全可以授权给下属去参与。
    • 我是不是在浪费别人的时间?
      • 你可以很诚恳地去问一下你的下属,“我常做哪些浪费你的时间而又不产生效果的事情?”比如,有些管理者经常动不动就召开十几个人的会议,在这样的会议上,实际上只有一两个人发言,其他人都在很不耐烦地等待会议的结束。一个比较好的办法,就是只邀请必要的人员与会,然后将会议纪要分享给大家。
    判断题
    下列这些关于浪费时间的因素的说法,分别是正确还是错误?
    正确
    错误
    一个机构中如果反复出现同样的危机,比如工作积压、存货危机等,往往是由于缺乏制度和远见造成的。一项重复出现的危机,往往是疏忽和懒散造成的,应该是可以预见的,因此,可以预先防止,或者设计成一种例行作业,使每个人都可以处理。一个运作良好的组织,内部应该总是波澜不惊的。大家把主要的精力放到规划未来上,而不总是轰轰烈烈地“救火”。
    每到季度末,积压的工作总是很多,这时候总经理总是带领大家加班加点,体现了他卓越的管理能力
  • 人员过多,也常常造成时间浪费。因为大家的时间,可能没有花在工作上,而是用来“扯皮”了。判断人数是否过多,有一个可靠的标准。如果一个高级管理人员,不得不将1/10的工作时间花在处理内部纠纷和摩擦上,这个组织就可以定义为“人浮于事”。早期的凤凰卫视,人员非常少,以至于“女人当男人使,男人当驴使”,却在短期内做出了一个非常优秀的华人媒体品牌。反观某些垄断媒体,很多栏目动不动就是上百人,却总是做不出好看的节目。
    两个人花一天能干完的活儿,四个人只需花半天,就一定能干好
  • 开会时就不能工作,工作时就不能开会。在一个结构设计接近理想的组织中,应该是没有任何会议的。(当然这只是理想)你可以看看自己的时间纪录,如果会议占去1/4以上,那你所在的一定是个浪费时间的不健全组织。
    会议过多,说明组织不健全
  • 比如同一家媒体,常常会有不同的好几拨记者跑同一个新闻。写出来的报导又大致雷同,这就是组织内部的沟通不畅造成的。
    信息系统不健全也会造成浪费时间
  • 如果组织只是暂时或者偶尔需要某方面的技能,比如一个法律专家,还不如外聘一个顾问或者外包。因为雇佣一个专家,却不能使其长期融入组织中,会造成人浮于事,反而浪费每个人的时间。
    需要某一方面的技能,就得雇佣一个这方面的专家
  • 单选题
    在分析了浪费时间的因素之后,就可以了解自己到底有多少可支配的时间了。下列哪种说法是正确的?
    如果一位高级主管声称自己有一半的时间可供自己支配,那么他一定根本就不了解自己的时间是怎么过的。高级主管大约只有1/4的时间能用在重大事务和真正有贡献的工作上。当然,即使只有1/4的自由时间,也可以用来办成几件大事。
    • 在删除了浪费之后,就会有大把的可支配时间了
    • 即使无情地删除了所有浪费的时间,管理者的可支配时间也不会太多
    • 有效的高管,至少有一半的时间可供自己支配
    • 一位管理的职位越高,其可供自己支配的时间越多
    自由时间
    如何运用可支配的“自由时间”来做那些真正重要的事务?这个要因人而异。一些成功的管理者提供了如下的经验:
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    • 集中自由时间
      • 时间如果能够集中,即使只有两个小时,可以办成几件大事。反之,零零碎碎的时间,纵然总数很大,也是毫无用处。
    • 将例行工作排在固定日期
      • 有人将会议、审核、问题分析等例行工作,规定排在一周内的某两天办理,而将其他日子的整个上午保留下来,处理真正重大的事务。
    • 早起办公
      • 一些有效的管理者每天往往会提前90分钟到达公司,专门从事研究性和前瞻性的工作。这样,每天上班的时间是提前了,但是工作的成效至少要好过每天加班,还躲过了上班的早高峰。另外,早睡早起更有利于身体健康。

        有一些公司有爱加班的习惯,造成人们以为晚上可以加班,因此白天的工作反而松松垮垮。当然有一些行业的人每天加班是没有办法,比如广告公司,往往要等待客户给出指示,才能工作。
    事情的轻重缓急
    任何事情,都有两个属性,一个是“轻重”,也就是重要程度,是指如果事情办了,会带来的长远的好的影响;另一个是“缓急”,也就是紧急程度,是指如果不办,会带来的坏的影响。一个有效的管理者,往往会非常清晰将所有事务划分为四类。
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    • 不重要而紧急
      • 比如公司的产品质量出了问题,需要紧急召回。这就是一个紧急问题,但是仅仅解决这一次的质量问题并不能保证下次不出问题。充其量只是暂时度过这一危机。很多管理人士觉得自己忙得四脚朝天,天天当“救火员”,就是因为只专注于紧急问题。
    • 重要而不紧急
      • 产品出了问题召回之后,如果不深入地分析根本的原因,不去思考如果避免类似问题的发生,那么下次肯定还会出问题。而大部分的公司都是陷入了这样的恶性循环中,令员工疲于奔命,而无暇去为将来做规划。

        低效率的公司,正是忽略了如培养人才、建立质量监控体系、树立品牌、确立竞争战略、维护投资者关系这样的重要事务,才令公司业务在不知不觉当中失去竞争优势的。就好像把青蛙放进温水中,逐渐加温,等它发现自己被煮熟的时候,已经无力跳出来了。
    • 重要且紧急
      • 在分析了前两种事务之后,你会发现,在一个公司中,真正既重要,又紧急的事情少而又少。因为越是重大的事情,越是需要更多的时间来决策。如果一个公司有很多“重要且紧急”的事务,那一定管理出了问题。
    • 不重要且不紧急
      • 比如说经理每分钟能打120字,而秘书每分钟只能打30字,打字这样的工作还是应该交给秘书做,因为对于整个组织来说,打字这样的事情既不重要也不紧急。所以如果授权给秘书,一来节省管理者自己的时间,二来秘书对此更为重视,也可以取得更好的效果。
    讨论
    总结
    您的得分: 平均分: 8 最高分: 11
    这次训练的内容主要取材于管理大师德鲁克的著作《卓有成效的管理者》(The Effective Executive),并根据自己多年的工作经验做了一点调整。要点如下:
    1. 重要的事务需要连续的时间来处理
    2. 人事决策需要用去更多的时间
    3. 在对工作进行计划前,要先分析自己的时间安排
    4. 所有事务按照轻重缓急,可以分为四类
    5. 仅仅知道这些道理是没有用的,建议您买一本德鲁克的《卓有成效的管理者》,天天阅读,并付诸实施。


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